業務のIT化

• 2023/07/14
• 読む時間 6 分間
• uto

概要

はじめに

こんにちは、株式会社 Life Arc System の 営業マーケティング担当の uto です。

今回の記事では、業務の IT 化¹のご紹介をさせていただきます。

業務の IT 化を進めるにあたって

業務の IT 化を進める前段の話となりますが、弊社の営業メンバーが企業様を訪問した際に、以下のようなご回答をいただくことが多々あります。

• 既にお願いしている会計事務所様や社労士事務所様があるため、会計システムを IT 化する必要性を感じていない
• 昔からの付き合いがある、会計事務所様や社労士事務所様があるため、会計事務所様や社労士事務所様を変更しづらく、会計周りの業務の費用削減、効率化が進められない

上記のような企業様においては、過去からのお付き合いがあるゆえに昔からのやり方を変えられず、業務の IT 化に向けた、新たな取り組みを実施する環境に移行しづらい状況にあります。
その結果、機会損失が発生している状態となっています。

業務の IT 化と聞くと「ハードルが高そう」と思われる企業様もございますが、普段の業務を効率化していった先の延長のようなものですので、少しずつ進めていただけたら、決してハードルの高いものではございません。

業務の IT 化を導入することで得られるメリットはいくつかありますが、本投稿では、企業様からの相談が多い、以下の 3 点に絞って、業務の IT 化のメリットを紹介させていただきます。

1. 書類のペーパーレス化
2. 会計の自動仕訳
3. 電子帳簿保存法への対応

書類のペーパーレス化

まずは、「書類のペーパーレス化」によるメリットについて、ご紹介させていただきます。

企業様は、会計事務所様に渡すために、領収書や請求書、資料等を失くさずに保管されているかと思います。
毎月提出するもの、年に 1 度のもの等、様々な多くの書類を紛失しないように管理・保管することは、とても労力のいることです。

それを「スマートフォンで写真を撮り、アップロードすれば良いだけ」² になったら、いかがでしょうか。

上記のような運用が可能となった場合、企業様は、以下のようなメリットを享受することが可能になります。

• 書類の紛失を防げる
• 書類の紛失による企業様自身の情報の漏洩も防げる
• 書類を管理する手間やスペースからも解放される
• 書類管理の手間がなくなるため費用削減にも繋がる

上記は企業様視点でのメリットになりますが、会計士様・社労士様視点においても、以下のメリットを享受することが可能になります。

• 情報のやり取りがオンライン上で可能となり、書類を預かる必要がなくなる
• 上記により、会計士様・社労士様にとっても、情報漏洩のセキュリティリスクを低減できる
• 上記により、会計士様・社労士様にとっても、書類管理の手間やスペースから解放される
• データが電子化されるため、紙媒体を見て入力する必要がなくなり、データの入力時の誤入力等のミス軽減に繋がる

以上が、書類のペーパーレス化により、享受可能なメリットとなります。

会計の自動仕訳

次に、「会計の自動仕訳」によるメリットについて、ご紹介させていただきます。

会計の自動仕訳とは、以下を指します。

• 会計帳簿の作成において、取引を入力する際に自動で適切な勘定科目を判別、分類し、仕訳伝票を作成すること ³

毎月の会計帳簿の作成において、帳簿内容は概ね同じようなもの、という企業様も多いのではないでしょうか。
そのような場合、「会計の自動仕訳」を業務に取り入れることで、会計士様・社労士様は以下のメリットを享受することが可能になります。

• 毎月の帳簿入力が必要なくなるため、他の業務に時間を使えるようになる
• 毎月の帳簿入力が必要なくなるため、ミスや誤入力を削減することができる
• 毎月の帳簿入力が必要なくなるため、費用削減が可能となる

上記は会計士様・社労士様視点でのメリットになりますが、企業様視点においても、以下のメリットを享受することが可能になります。

• 会計士様・社労士様への依頼業務が減る可能性があるため、費用削減に繋がる可能性がある

以上が、会計の自動仕訳により、享受可能なメリットとなります。

電子帳簿保存法への対応

最後に、「電子帳簿保存法への対応」について、ご紹介させていただきます。
なお、「電子帳簿保存法への対応」自体は、業務の IT 化のメリットと言うよりは、業務の IT 化に伴い、対応しなければならない事項となりますので、本投稿にて、ご紹介させていただく次第です。

具体的には、2022 年の改正に伴い、電子帳簿保存法における、「電子取引」に関するデータ保存義務化 に、2024 年 1 月から対応しなければなりません ⁴。

「電子取引」に関するデータ保存義務化とは、以下のことを指しています。

• 電子取引における領収書等は、電子帳簿を利用しているしていないに関わらず、紙に印刷して保存しておく方法は有効な領収書等にはならなくなり、電子的な方法で保存しなくてはならない

「こちらも何をすればいいの？」となるかもしれませんが 「書類のペーパーレス化」 や 「会計の自動仕訳」 などを取り入れる際にセットで実施が必須な項目となり、基本的には、「書類のペーパーレス化」や「会計の自動仕訳」を実現する IT システム側にて対応する事項となりますので、企業様の方で意識して実施すべき事項はございません。

また、電子帳簿保存法に対応することで、会計情報が電子データとして企業様に蓄積されますので、将来的に、経営指標の算出や経営分析する際のデータとして活用していくことも可能となります。
つまり、企業様のさらなる飛躍に繋げることができると言えます。

おわりに

本投稿では、簡単ではありますが、業務の IT 化のメリットについて説明させていただきました。

「今までのやり方を続けていても大丈夫だろうか」と不安に思われている企業様や、「会計士様・社労士様と一緒に IT 化して業務を効率化したい」と考えられている企業様につきまして、是非お気軽に 弊社にご相談ください。

弊社の IT サポーターが現在の業務の課題や改善点を分析し、企業様、および、会計事務所様、社労士事務所様、双方にメリットや費用対効果のある最適なご提案をさせていただきます。